Généralement, quand un prospect contacte une entreprise via téléphone, c’est un standard qui l’accueille. Ce poste compte pour beaucoup dans la première impression que se fait le potentiel client de la qualité des services proposés par l’entreprise, et il est primordial de ne pas le négliger. Disposer d’un standard structuré et disponible implique toutefois des coûts logistiques et une organisation humaine importante, à moins d’opter pour une solution plus efficace : le standard externalisé !
Externalisation de standard téléphonique : de nombreux avantages
La manière dont une société gère son standard téléphonique et ses appels entrants a une grande influence sur son image auprès du public. En sollicitant les services d’un prestataire externe pour cette mission délicate, l’entreprise a la possibilité d’optimiser cette gestion grâce à des compétences d’équipes rompues aux subtilités du métier. L’un des principaux avantages que garantit l’externalisation de la gestion des communications entrants, c’est l’amélioration de la prise en charge des clients.
En utilisant les services d’une structure externe, les appels sont traités avec plus de rapidité et un maximum de professionnalisme ; de quoi fidéliser les clients (plus d’infos sur Danstonweb) ! Les spécialistes de l’externalisation de standard téléphonique sont par ailleurs en mesure d’adapter leur mode de réponse au cahier des charges de l’entreprise, mais aussi aux différentes typologies d’appels, qu’il s’agisse d’une demande d’informations, d’une prise de rendez-vous, ou de réclamations. Mais ce n’est pas tout : cette solution présente également l’avantage d’être réellement économique.
En effet, le choix d’un accueil téléphonique externalisé permet de réduire significativement les coûts correspondants, particulièrement pour les sociétés qui ont un gros volume d’appels à traiter et qui doivent par conséquent affecter des ressources importantes au standard téléphonique. Le standard externalisé apporte en outre une grande souplesse aux petites structures, puisqu’il permet de remplacer avantageusement la secrétaire.
Pour les structures plus grandes qui disposent déjà d’un secrétariat en bonne et due forme, tout l’intérêt réside dans le fait qu’elles vont pouvoir élargir les plages horaires de leur standard, puisque les agences spécialisées qui s’occupent de l’externalisation interviennent en général 24H/24. Ces entreprises libérées de la mission de permanence téléphonique ont de fait la possibilité de mieux se consacrer à leur activité principale. L’externalisation du standard téléphonique permet dans tous les cas de gagner en productivité.
Bien choisir son prestataire pour une externalisation réussie
Le choix d’un bon partenaire est essentiel pour la réussite de l’externalisation de la gestion des accueils téléphoniques en entreprise. Entre autres, il est important de s’assurer que les agents du prestataire à sélectionner justifient d’une formation complète et véritablement adaptée, et surtout qu’ils disposent d’une expérience conséquente dans le domaine.
Bien évidemment, il faut aussi être sûr que la société qui propose ses services pour l’externalisation du standard téléphonique dispose des moyens techniques nécessaires. De plus, l’entreprise doit rédiger ses consignes sur la façon dont elle aimerait que les appelants et leurs requêtes soient traités. Cette personnalisation est indispensable pour que le standard externalisé puisse garantir la satisfaction des clients.
